W tym poście przedstawię krok po kroku co zrobić i na co zwrócić szczególną uwagę, by założenie firmy było naszym pierwszym powodem do dumy.

Krok 1 – Nad czym pomyśleć przed założeniem działalności?

Pomysł na biznes, co, komu i gdzie sprzedawać

Pierwszą i najważniejszą rzeczą jest pomysł na biznes. Wielu początkujących przedsiębiorców uważa, że jest to wystarczające. Warto jednak swój pomysł rozpisać szczegółowo odpowiadając sobie na pytania, co, jak i dla kogo chcemy sprzedawać, skąd nabywać towary, usługi. Dlaczego? To może mieć wpływ na dobry start naszej działalności i na to, że z powodzeniem będziemy ją prowadzić. Będzie to też pomocne w odpowiedzi na pytanie, jak najkorzystniej będzie nam się rozliczać z Urzędem Skarbowym. Dokładne określenie na początku czym będziemy zajmować się w działalności, jest bardzo ważne i formalnie zostanie wyrażone w kodach PKD, które przyszły przedsiębiorca będzie musiał określić.

Może być tak, że będziemy świadczyć usługi z domu, w którym wydzielimy sobie pokój do celów prowadzenia firmy lub może wystąpić konieczność wynajęcia lokalu np. do zorganizowania magazynu (jak w przykładach poniżej). To są tematy, nad którymi warto się pochylić. Wiele tutaj będzie zależeć od tego, czym będziemy zajmować się w działalności.

Przykład 1 – Pani Anna ma w swoim domu wydzielony pokój, w którym wykonuje biżuterię. Będzie sprzedawać swoje wyroby online i do celów prowadzenia działalności przeznaczy ten pokój. Sprzedaż wyrobów będzie odbywać się za pośrednictwem sklepu internetowego.

Przykład 2 – Pan Adrian planuje otworzyć działalność gospodarczą, w ramach której będzie sprzedawał różne towary sprowadzane z Chin. Towary będą sprowadzane w dużych ilościach, więc Pan Adrian będzie wynajmował magazyn do przechowywania towarów. Sprzedaż wyrobów będzie odbywać się za pośrednictwem sklepu internetowego.

Finanse

Teraz zatrzymam się przez chwilę przy finansach, bo w przypadku sklepów internetowych będą one odgrywały szczególnie istotną rolę. Sprzedając towary musimy je wcześniej zakupić lub nabyć materiały i półprodukty do ich stworzenia. Zatem przed założeniem działalności warto zgromadzić sobie na nie kapitał, bo może się zdarzyć tak, że na początku wydatki będą spore, a my nie zarobimy aż tyle, aby je pokryć w całości z bieżących faktur. Polecam też rozejrzeć się i zorientować, czy możemy starać się o dotację np. urzędu pracy. Będzie to dodatkowy zastrzyk pieniędzy, który z pewnością ułatwi start.

Nazwa firmy

Przechodząc teraz do rzeczy związanych stricte z działalnością gospodarczą, należy zastanowić się nad nazwą firmy, która w przypadku jednoosobowej działalności musi zawierać imię i nazwisko osoby, która ją będzie prowadzić.

Miejsce prowadzenia działalności

Przyszły przedsiębiorca musi także zastanowić się nad miejscem prowadzenia działalności, bo takie dane trzeba będzie podać. Można działalność zarejestrować w swoim domu lub mieszkaniu, a także w wynajmowanym lub użyczonym lokalu, pod warunkiem że osoba wynajmująca lub użyczająca w umowie wyrazi na to zgodę.

Krok 2 – Jaką formę opodatkowania wybrać?

Kolejny etap nazwałam podatkowymi “zagwozdkami”. Osoba wypełniająca dokument CEIDG-1, który jest konieczny do rejestracji działalności gospodarczej musi wybrać formę wpłacania zaliczek na podatek dochodowy i ich częstotliwość, a także dokumentację, jaka będzie przez niego prowadzona.

Przyszły przedsiębiorca ma możliwość wyboru spośród 4 form opodatkowania:

  • zasady ogólne,
  • podatek liniowy,
  • ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
  • karta podatkowa.

Zasady ogólne są rozwiązaniem dostępnym dla każdego przedsiębiorcy, natomiast przy pozostałych trzech formach mamy wykluczenia. Dokładne wyjaśnienia, wykluczenia, stawki i najważniejsze informacje przedstawię poniżej.

Na zasadach ogólnych

Zacznę do zasad ogólnych, przy których mamy 2 progi podatkowe. Wybierając tę formę opodatkowania przedsiębiorca do kwoty dochodu 85 528 zł w skali roku płaci 18% podatku, a powyżej tej kwoty podatek wynosi 32% (przypominam, że dochód to (przychód minus koszty). Czyli od dochodu przekroczającego 85 528 zł, należy płacić podatek 32%.

Zaletą tej formy opodatkowania jest to, że podatnik może rozliczać koszty, które obniżają dochód do opodatkowania. Ponadto składając rozliczenie roczne, przedsiębiorca może rozliczyć się z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko, a także skorzystać z kwoty zmniejszającej podatek. Te rozwiązania bardzo często pozwalają uzyskać zwrot podatku w zeznaniu rocznym.

Podatek liniowy

Kolejnym możliwym rozwiązaniem jest podatek liniowy, który płaci się w wysokości 19% niezależnie od uzyskiwanego dochodu. Jest on opłacalny, gdy roczne dochody będą w granicy 100 000 zł. Ponadto tak, jak przy zasadach ogólnych można tutaj rozliczać koszty. Przy podatku liniowym należy pamiętać, że nie może go wybrać osoba która będzie w danym roku wykonywać czynności w ramach działalności na rzecz byłego pracodawcy, dla którego wykonywała te same usługi w ramach umowy o pracę w danym roku podatkowym.

Przykład 3 – Pan Adam zakłada działalność gospodarczą od dnia 3.11.2018 r. i w jej ramach będzie sprzedawał towary między innymi dla firmy X. W 2018 r. był zatrudniony w firmie X jako programista. Usługi wykonywane w ramach działalności i umowy o pracę się wykluczają, zatem przedsiębiorca może wybrać rozliczenie według podatku liniowego.

Ryczałt

Zostały jeszcze dwie formy opodatkowania, przy których koszty nie są rozliczane. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i karta podatkowa. Przy ryczałcie mamy różne stawki podatku, zależne od tego, co jest wykonywane w ramach działalności. Ustalamy odpowiednią stawkę i wyliczamy podatek do zapłaty od uzyskanego przychodu. Przy sklepach internetowych, gdzie sprzedawane są zakupione rzeczy bez ich przerabiania stosuje się stawkę ryczałtu 3%. Natomiast jeśli kupowane są półprodukty i z nich tworzone towary do sprzedaży, to wówczas należy zastosować stawkę 5,5%.

Przykład 4 – Pan Darek sprzedaje ubrania przez internet. Towary są kupowane w hurtowni. We wrześniu Pan Darek sprzedał towary za kwotę 5000 zł i poniósł wydatki w wysokości 2000 zł. Za wrzesień do 20 października musi zapłacić podatek w wysokości 3% * 5000 = 150 zł.

Dla porównania, gdyby przedsiębiorca rozliczał się na zasadach ogólnych, to zapłaciłby podatek w wysokości 18% * (5000 – 2000) = 540 zł, czyli ryczałt mimo braku możliwości rozliczenia kosztów jest w tym wypadku korzystniejszy podatkowo.

Przykład 5 – Pani Danuta robi własnoręczne kartki okolicznościowe. Kupuje materiały do tworzenia kartek, a następnie osobiście je robi i sprzedaje online. We wrześniu sprzedała kartki za kwotę 2000 zł, a poniesione wydatki wyniosły 1200 zł.

Rozliczając się na ryczałcie do zapłaty za wrzesień będzie podatek w wysokości 5,5% * 2000 = 110 zł. Zaś na zasadach ogólnych podatek wyniesie 18% * (2000 – 1500) = 90 zł.

Jak widać, tutaj mamy do czynienia z sytuacją, gdzie koszty są tak duże, że bardziej opłaca się rozliczenie na zasadach ogólnych.

Karta podatkowa

Przechodząc do ostatniej formy – karty podatkowej,  należy pamiętać, że przy niej nie dokonuje się wyliczeń, bo podatek jest ustalany przez naczelnika urzędu skarbowego. Jednak w przypadku sprzedaży towarów przez internet nie ma opcji takiego rozliczenia.

Jak mądrze wybrać formę opodatkowania?

Teraz warto zadać sobie pytanie – jak mądrze wybrać formę opodatkowania? W mojej opinii, przy sprzedaży towarów przez internet przedsiębiorca powinien rozważyć zasady ogólne, kiedy ponosi spore koszty na nabycie lub wytworzenie towaru, a także na przesyłki towarów. Jeśli koszty nie są zbyt wysokie, wówczas należy rozważyć ryczałt. Aby mądrze wybrać należy oszacować sobie koszty i przychody, a następnie dokonać odpowiednich przeliczeń.

Odpowiednia dokumentacja

Po dokonaniu wyboru odpowiedniej formy opodatkowania, musimy do niej dobrać odpowiednią dokumentację i zaznaczyć to na druku CEIDG-1. W przypadku zasad ogólnych oraz podatku liniowego jest to podatkowa księga przychodów i rozchodów, natomiast przy ryczałcie inna ewidencja. Jeśli chodzi o kartę podatkową, to nie jest prowadzona żadna dokumentacja do podatku dochodowego.

Zmiana formy opodatkowania

Należy pamiętać, że sytuacja przedsiębiorcy jest dynamiczna, a wybrana na początku forma opodatkowania nie musi obowiązywać przez cały okres prowadzenia firmy. W działalności mogą zmieniać się koszty i przychody, a zatem możliwa i korzystna może być zmiana formy opodatkowania. Ogólnie jest to możliwe raz w roku do 20 stycznia. Należy złożyć aktualizację druku CEIDG-1 oraz pismo o zmianie do naczelnika urzędu skarbowego.

Przykład 6 – Pani Natalia założy działalność 20 sierpnia i wybrała zasady ogólne. W 2019 przychody znacznie wzrosną, a więc korzystniejsze dla niej będzie rozliczanie według podatku liniowego. Zmiany formy opodatkowania możne ona dokonać do 20 stycznia 2019.

Jeśli chcesz skorzystać z aplikacji inFakt, pamiętaj o zniżce, którą dla Ciebie przygotowaliśmy. Odwiedź Pakiet Korzyści Shoplo i wybierz zniżki, które Cię interesują.

Krok 3 – Jak poradzić sobie z tematem ZUS?

Większość przedsiębiorców musi opłacać składki do ZUS-u. Wyjątkiem jest np. sytuacja, kiedy przedsiębiorca zarabia za granicą, ma tam odprowadzane składki i dostarczy odpowiednie dokumenty do ZUS. Wówczas jest zwolniony z opłacania składek z tytułu prowadzonej w Polsce działalności.

Natomiast zasadą jest opłacanie składek w Polsce, ale należy pamiętać że jest tutaj kilka opcji. Ścieżka najkorzystniejsza dla przedsiębiorcy pod względem finansowym, to skorzystanie najpierw z ulgi na start, potem z małego ZUS, a na koniec z dużego ZUS-u.

Ulga na start

Od 2018 r. przedsiębiorcy mogą (ale nie muszą) korzystać z ulgi na start. Rozwiązanie to oznacza zwolnienie z opłacania składek społecznych przez okres 6 pełnych miesięcy prowadzenia działalności. Oczywiscie daje to przedsiębiorcy korzyść finansową, ale też zabiera prawo do zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego.

Zgłoszenie do ZUS odbywa się na druku ZUS ZZA z kodem 05 40. Ulga dotyczy osób podejmujących po raz pierwszy działalność gospodarczą lub po upływie 60 miesięcy od dnia zakończenia poprzedniej działalności i takich, które nie wykonują działalności dla byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywało się w ramach stosunku pracy czynności wchodzących w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Przykład 7 – Przedsiębiorca zakłada działalność gospodarczą od dnia 2.11.2018 i chce korzystać z ulgi na start. Oznacza to, że ulga będzie przysługiwać do maja 2019 włącznie – jeden niepełny miesiąc + 6 pełnych miesięcy.

Przykład 8 – Przedsiębiorca zakłada działalność gospodarczą od dnia 1.11.2018 i chce korzystać z ulgi na start. Oznacza to, że ulga będzie przysługiwać do kwietnia 2019 włącznie.

Wniosek z powyższych przykładów jest taki, że chcąc jak najdłużej korzystać z ulgi na start nie należy zakładać działalności 1. dnia miesiąca.

Mały ZUS

Po okresie ulgi na start przedsiębiorca będzie mógł skorzystać z małego ZUS. Warunki są jednak takie, że nie mógł prowadzić działalności w okresie 60 miesięcy poprzedzających datę otwarcia obecnej działalności i nie może wykonywać usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy w danym roku podatkowym. Mały ZUS przysługuje przez okres 24 pełnych miesięcy, a zgłoszenie odbywa się na druku ZUS ZUA z kodem 05 70.

Duży ZUS

Na koniec duży ZUS, przy którym nie ma ograniczeń. Opłaca się go, jeśli minie czas ulgi na start i małego ZUS, lub jeśli przedsiębiorca nie ma prawa do tych ulg. Zgłoszenie do ZUS odbywa się na druku ZUS ZUA z kodem 05 10.

Tylko zdrowotna

Ważne też jest to, że jeśli oprócz działalności mamy np. umowę o pracę na kwotę przynajmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, to wówczas z działalności możemy opłacać wyłącznie składkę zdrowotną. Często tak się dzieje, dlatego też postanowiłam o tym wspomnieć.

Krok 4 – Zgłaszać się do VAT – mogę, czy muszę?

Warto zacząć od małego rozróżnienia podatków. Osoba wykonująca działalność gospodarczą może opłacać dwa podatki: dochodowy i VAT.

W podatku dochodowym możemy rozliczać się na zasadach ogólnych, według podatku liniowego, ryczałtu lub karty podatkowej. Natomiast w podatku VAT można być czynnym podatnikiem VAT (rozliczać VAT) lub korzystać ze zwolnienia z VAT.

Jakie są wszystkie możliwe powiązania? Wiele osób nie wie o tym, że podatek dochodowy i podatek VAT występują na równi, koło siebie, a nie jako alternatywa. Poniżej przedstawię wszystkie możliwe połączenia podatku dochodowego z VAT-em.

W przypadku sprzedaży niektórych towarów może wystąpić obowiązek zgłoszenia się do VAT i doliczania do tych towarów VAT-u. Chodzi tutaj o handel:

  • wyrobami z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali (złoto, srebro, platyna),
  • akcesoriami kuchennych, takich jak noże stołowe z ostrzami stałymi, nakrycia stołowe srebrzone,
  • monetami,
  • wyrobami jubilerskimi.

W przypadku sprzedaży innej niż wymieniona wyżej, można stosować zwolnienia z VAT, które w przypadku klientów indywidualnych (osób prywatnych) będzie korzystne, gdyż sprzedawane towary będą tańsze.

Krok 5 – Jakie dokumenty trzeba wypełnić, aby założyć działalność gospodarczą?

Aby założyć jednoosobową działalność gospodarczą trzeba wypełnić i złożyć druk CEIDG-1. Dokument może być złożony:

  • osobiście w urzędzie w wersji papierowej,
  • wypełniony na stronie CEIDG, a następnie potwierdzony osobiście w urzędzie w ciągu 7 dni (urzędnik będzie prosił o numer roboczego wniosku),
  • online na portalu CEIDG, ale tylko wówczas gdy posiadamy i podpiszemy go podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym lub profil zaufany,
  • za pośrednictwem biura rachunkowego (pełnomocnika).

Niezależnie od formy złożenia wniosku, należy go złożyć najpóźniej w dniu, w którym chcemy rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej.

Do wniosku o założenie działalności gospodarczej można dołączyć zgłoszenie do ZUS. Jak już wcześniej wspomniałam, chodzi o druki ZUS ZUA (mały, duży ZUS) lub ZUS ZZA (ulga na start, umowa o pracę na kwotę przynajmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę).

Nowością jest też możliwość dołączenia do druku CEIDG-1 wniosku VAT-R, który składamy gdy chcemy zgłosić się do VAT jako czynny podatnik VAT (podatnik rozliczający VAT).

Dodam jeszcze, że zgłoszenie do VAT i ZUS nie musi być złożone z wnioskiem o rejestrację działalności. Formularze mogą zostać przesłane jako odrębne druki do US i ZUS odpowiednio. Przy formularzu VAT warto dodać kopię dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu, w którym rejestrowana jest działalność np. umowę użyczenia lokalu, umowa najmu, akt notarialny. Urzędy obecnie często proszą o ten dokument, a przesyłając go od razu można przyspieszyć proces rejestracji do VAT.

To już cała wiedza, która jest niezbędna przed założeniem firmy. Proste, prawda? Powodzenia w biznesie!

Aneta Socha - Jaworska

Aneta Socha - Jaworska

Matematyk, który ma ukończone studia w zakresie doradztwa podatkowego, zajmujący się księgowością i kadrami. Obecnie rozwiewa wątpliwości księgowych i przedsiębiorców na szkoleniach, webinarach i artykułach na blogach inFakt. W przystępny sposób opisuje trudne przypadki, które zna między innymi z prywatnej praktyki.