Zakładanie firmy - krok po kroku

Kinga Hulewicz
Kinga Hulewicz
October 23, 2018
Zakładanie firmy - krok po kroku

W tym poście przedstawię krok po kroku co zrobić i na co zwrócić szczególną uwagę, by założenie firmy było naszym pierwszym powodem do dumy.

Krok 1 - Nad czym pomyśleć przed założeniem działalności?

Pomysł na biznes, co, komu i gdzie sprzedawać

Pierwszą i najważniejszą rzeczą jest pomysł na biznes. Wielu początkujących przedsiębiorców uważa, że jest to wystarczające. Warto jednak swój pomysł rozpisać szczegółowo odpowiadając sobie na pytania, co, jak i dla kogo chcemy sprzedawać, skąd nabywać towary, usługi. Dlaczego? To może mieć wpływ na dobry start naszej działalności i na to, że z powodzeniem będziemy ją prowadzić. Będzie to też pomocne w odpowiedzi na pytanie, jak najkorzystniej będzie nam się rozliczać z Urzędem Skarbowym. Dokładne określenie na początku czym będziemy zajmować się w działalności, jest bardzo ważne i formalnie zostanie wyrażone w kodach PKD, które przyszły przedsiębiorca będzie musiał określić.

Może być tak, że będziemy świadczyć usługi z domu, w którym wydzielimy sobie pokój do celów prowadzenia firmy lub może wystąpić konieczność wynajęcia lokalu np. do zorganizowania magazynu (jak w przykładach poniżej). To są tematy, nad którymi warto się pochylić. Wiele tutaj będzie zależeć od tego, czym będziemy zajmować się w działalności.

Przykład 1 - Pani Anna ma w swoim domu wydzielony pokój, w którym wykonuje biżuterię. Będzie sprzedawać swoje wyroby online i do celów prowadzenia działalności przeznaczy ten pokój. Sprzedaż wyrobów będzie odbywać się za pośrednictwem sklepu internetowego.

Przykład 2 - Pan Adrian planuje otworzyć działalność gospodarczą, w ramach której będzie sprzedawał różne towary sprowadzane z Chin. Towary będą sprowadzane w dużych ilościach, więc Pan Adrian będzie wynajmował magazyn do przechowywania towarów. Sprzedaż wyrobów będzie odbywać się za pośrednictwem sklepu internetowego.

Finanse

Teraz zatrzymam się przez chwilę przy finansach, bo w przypadku sklepów internetowych będą one odgrywały szczególnie istotną rolę. Sprzedając towary musimy je wcześniej zakupić lub nabyć materiały i półprodukty do ich stworzenia. Zatem przed założeniem działalności warto zgromadzić sobie na nie kapitał, bo może się zdarzyć tak, że na początku wydatki będą spore, a my nie zarobimy aż tyle, aby je pokryć w całości z bieżących faktur. Polecam też rozejrzeć się i zorientować, czy możemy starać się o dotację np. urzędu pracy. Będzie to dodatkowy zastrzyk pieniędzy, który z pewnością ułatwi start.

Nazwa firmy

Przechodząc teraz do rzeczy związanych stricte z działalnością gospodarczą, należy zastanowić się nad nazwą firmy, która w przypadku jednoosobowej działalności musi zawierać imię i nazwisko osoby, która ją będzie prowadzić.

Miejsce prowadzenia działalności

Przyszły przedsiębiorca musi także zastanowić się nad miejscem prowadzenia działalności, bo takie dane trzeba będzie podać. Można działalność zarejestrować w swoim domu lub mieszkaniu, a także w wynajmowanym lub użyczonym lokalu, pod warunkiem że osoba wynajmująca lub użyczająca w umowie wyrazi na to zgodę.

Krok 2 - Jaką formę opodatkowania wybrać?

Kolejny etap nazwałam podatkowymi “zagwozdkami”. Osoba wypełniająca dokument CEIDG-1, który jest konieczny do rejestracji działalności gospodarczej musi wybrać formę wpłacania zaliczek na podatek dochodowy i ich częstotliwość, a także dokumentację, jaka będzie przez niego prowadzona.

Przyszły przedsiębiorca ma możliwość wyboru spośród 4 form opodatkowania:

  • zasady ogólne,
  • podatek liniowy,
  • ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
  • karta podatkowa.

Zasady ogólne są rozwiązaniem dostępnym dla każdego przedsiębiorcy, natomiast przy pozostałych trzech formach mamy wykluczenia. Dokładne wyjaśnienia, wykluczenia, stawki i najważniejsze informacje przedstawię poniżej.

Na zasadach ogólnych

Zacznę do zasad ogólnych, przy których mamy 2 progi podatkowe. Wybierając tę formę opodatkowania przedsiębiorca do kwoty dochodu 85 528 zł w skali roku płaci 18% podatku, a powyżej tej kwoty podatek wynosi 32% (przypominam, że dochód to (przychód minus koszty). Czyli od dochodu przekroczającego 85 528 zł, należy płacić podatek 32%.

Zaletą tej formy opodatkowania jest to, że podatnik może rozliczać koszty, które obniżają dochód do opodatkowania. Ponadto składając rozliczenie roczne, przedsiębiorca może rozliczyć się z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko, a także skorzystać z kwoty zmniejszającej podatek. Te rozwiązania bardzo często pozwalają uzyskać zwrot podatku w zeznaniu rocznym.

Podatek liniowy

Kolejnym możliwym rozwiązaniem jest podatek liniowy, który płaci się w wysokości 19% niezależnie od uzyskiwanego dochodu. Jest on opłacalny, gdy roczne dochody będą w granicy 100 000 zł. Ponadto tak, jak przy zasadach ogólnych można tutaj rozliczać koszty. Przy podatku liniowym należy pamiętać, że nie może go wybrać osoba która będzie w danym roku wykonywać czynności w ramach działalności na rzecz byłego pracodawcy, dla którego wykonywała te same usługi w ramach umowy o pracę w danym roku podatkowym.

Przykład 3 - Pan Adam zakłada działalność gospodarczą od dnia 3.11.2018 r. i w jej ramach będzie sprzedawał towary między innymi dla firmy X. W 2018 r. był zatrudniony w firmie X jako programista. Usługi wykonywane w ramach działalności i umowy o pracę się wykluczają, zatem przedsiębiorca może wybrać rozliczenie według podatku liniowego.

Ryczałt

Zostały jeszcze dwie formy opodatkowania, przy których koszty nie są rozliczane. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych i karta podatkowa. Przy ryczałcie mamy różne stawki podatku, zależne od tego, co jest wykonywane w ramach działalności. Ustalamy odpowiednią stawkę i wyliczamy podatek do zapłaty od uzyskanego przychodu. Przy sklepach internetowych, gdzie sprzedawane są zakupione rzeczy bez ich przerabiania stosuje się stawkę ryczałtu 3%. Natomiast jeśli kupowane są półprodukty i z nich tworzone towary do sprzedaży, to wówczas należy zastosować stawkę 5,5%.

Przykład 4 - Pan Darek sprzedaje ubrania przez internet. Towary są kupowane w hurtowni. We wrześniu Pan Darek sprzedał towary za kwotę 5000 zł i poniósł wydatki w wysokości 2000 zł. Za wrzesień do 20 października musi zapłacić podatek w wysokości 3% * 5000 = 150 zł.

Dla porównania, gdyby przedsiębiorca rozliczał się na zasadach ogólnych, to zapłaciłby podatek w wysokości 18% * (5000 - 2000) = 540 zł, czyli ryczałt mimo braku możliwości rozliczenia kosztów jest w tym wypadku korzystniejszy podatkowo.

Przykład 5 - Pani Danuta robi własnoręczne kartki okolicznościowe. Kupuje materiały do tworzenia kartek, a następnie osobiście je robi i sprzedaje online. We wrześniu sprzedała kartki za kwotę 2000 zł, a poniesione wydatki wyniosły 1200 zł.

Rozliczając się na ryczałcie do zapłaty za wrzesień będzie podatek w wysokości 5,5% * 2000 = 110 zł. Zaś na zasadach ogólnych podatek wyniesie 18% * (2000 - 1500) = 90 zł.

Jak widać, tutaj mamy do czynienia z sytuacją, gdzie koszty są tak duże, że bardziej opłaca się rozliczenie na zasadach ogólnych.

Karta podatkowa

Przechodząc do ostatniej formy - karty podatkowej,  należy pamiętać, że przy niej nie dokonuje się wyliczeń, bo podatek jest ustalany przez naczelnika urzędu skarbowego. Jednak w przypadku sprzedaży towarów przez internet nie ma opcji takiego rozliczenia.

Jak mądrze wybrać formę opodatkowania?

Teraz warto zadać sobie pytanie - jak mądrze wybrać formę opodatkowania? W mojej opinii, przy sprzedaży towarów przez internet przedsiębiorca powinien rozważyć zasady ogólne, kiedy ponosi spore koszty na nabycie lub wytworzenie towaru, a także na przesyłki towarów. Jeśli koszty nie są zbyt wysokie, wówczas należy rozważyć ryczałt. Aby mądrze wybrać należy oszacować sobie koszty i przychody, a następnie dokonać odpowiednich przeliczeń.

Odpowiednia dokumentacja

Po dokonaniu wyboru odpowiedniej formy opodatkowania, musimy do niej dobrać odpowiednią dokumentację i zaznaczyć to na druku CEIDG-1. W przypadku zasad ogólnych oraz podatku liniowego jest to podatkowa księga przychodów i rozchodów, natomiast przy ryczałcie inna ewidencja. Jeśli chodzi o kartę podatkową, to nie jest prowadzona żadna dokumentacja do podatku dochodowego.

Zmiana formy opodatkowania

Należy pamiętać, że sytuacja przedsiębiorcy jest dynamiczna, a wybrana na początku forma opodatkowania nie musi obowiązywać przez cały okres prowadzenia firmy. W działalności mogą zmieniać się koszty i przychody, a zatem możliwa i korzystna może być zmiana formy opodatkowania. Ogólnie jest to możliwe raz w roku do 20 stycznia. Należy złożyć aktualizację druku CEIDG-1 oraz pismo o zmianie do naczelnika urzędu skarbowego.

Przykład 6 - Pani Natalia założy działalność 20 sierpnia i wybrała zasady ogólne. W 2019 przychody znacznie wzrosną, a więc korzystniejsze dla niej będzie rozliczanie według podatku liniowego. Zmiany formy opodatkowania możne ona dokonać do 20 stycznia 2019.

Krok 3 - Jak poradzić sobie z tematem ZUS?

Większość przedsiębiorców musi opłacać składki do ZUS-u. Wyjątkiem jest np. sytuacja, kiedy przedsiębiorca zarabia za granicą, ma tam odprowadzane składki i dostarczy odpowiednie dokumenty do ZUS. Wówczas jest zwolniony z opłacania składek z tytułu prowadzonej w Polsce działalności.

Natomiast zasadą jest opłacanie składek w Polsce, ale należy pamiętać że jest tutaj kilka opcji. Ścieżka najkorzystniejsza dla przedsiębiorcy pod względem finansowym, to skorzystanie najpierw z ulgi na start, potem z małego ZUS, a na koniec z dużego ZUS-u.

Ulga na start

Od 2018 r. przedsiębiorcy mogą (ale nie muszą) korzystać z ulgi na start. Rozwiązanie to oznacza zwolnienie z opłacania składek społecznych przez okres 6 pełnych miesięcy prowadzenia działalności. Oczywiscie daje to przedsiębiorcy korzyść finansową, ale też zabiera prawo do zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego.

Zgłoszenie do ZUS odbywa się na druku ZUS ZZA z kodem 05 40. Ulga dotyczy osób podejmujących po raz pierwszy działalność gospodarczą lub po upływie 60 miesięcy od dnia zakończenia poprzedniej działalności i takich, które nie wykonują działalności dla byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywało się w ramach stosunku pracy czynności wchodzących w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Przykład 7 - Przedsiębiorca zakłada działalność gospodarczą od dnia 2.11.2018 i chce korzystać z ulgi na start. Oznacza to, że ulga będzie przysługiwać do maja 2019 włącznie - jeden niepełny miesiąc + 6 pełnych miesięcy.

Przykład 8 - Przedsiębiorca zakłada działalność gospodarczą od dnia 1.11.2018 i chce korzystać z ulgi na start. Oznacza to, że ulga będzie przysługiwać do kwietnia 2019 włącznie.

Wniosek z powyższych przykładów jest taki, że chcąc jak najdłużej korzystać z ulgi na start nie należy zakładać działalności 1. dnia miesiąca.

Mały ZUS

Po okresie ulgi na start przedsiębiorca będzie mógł skorzystać z małego ZUS. Warunki są jednak takie, że nie mógł prowadzić działalności w okresie 60 miesięcy poprzedzających datę otwarcia obecnej działalności i nie może wykonywać usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy w danym roku podatkowym. Mały ZUS przysługuje przez okres 24 pełnych miesięcy, a zgłoszenie odbywa się na druku ZUS ZUA z kodem 05 70.

Duży ZUS

Na koniec duży ZUS, przy którym nie ma ograniczeń. Opłaca się go, jeśli minie czas ulgi na start i małego ZUS, lub jeśli przedsiębiorca nie ma prawa do tych ulg. Zgłoszenie do ZUS odbywa się na druku ZUS ZUA z kodem 05 10.

Tylko zdrowotna

Ważne też jest to, że jeśli oprócz działalności mamy np. umowę o pracę na kwotę przynajmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, to wówczas z działalności możemy opłacać wyłącznie składkę zdrowotną. Często tak się dzieje, dlatego też postanowiłam o tym wspomnieć.

Krok 4 - Zgłaszać się do VAT - mogę, czy muszę?

Warto zacząć od małego rozróżnienia podatków. Osoba wykonująca działalność gospodarczą może opłacać dwa podatki: dochodowy i VAT.

W podatku dochodowym możemy rozliczać się na zasadach ogólnych, według podatku liniowego, ryczałtu lub karty podatkowej. Natomiast w podatku VAT można być czynnym podatnikiem VAT (rozliczać VAT) lub korzystać ze zwolnienia z VAT.

Jakie są wszystkie możliwe powiązania? Wiele osób nie wie o tym, że podatek dochodowy i podatek VAT występują na równi, koło siebie, a nie jako alternatywa. Poniżej przedstawię wszystkie możliwe połączenia podatku dochodowego z VAT-em.

W przypadku sprzedaży niektórych towarów może wystąpić obowiązek zgłoszenia się do VAT i doliczania do tych towarów VAT-u. Chodzi tutaj o handel:

  • wyrobami z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali (złoto, srebro, platyna),
  • akcesoriami kuchennych, takich jak noże stołowe z ostrzami stałymi, nakrycia stołowe srebrzone,
  • monetami,
  • wyrobami jubilerskimi.

W przypadku sprzedaży innej niż wymieniona wyżej, można stosować zwolnienia z VAT, które w przypadku klientów indywidualnych (osób prywatnych) będzie korzystne, gdyż sprzedawane towary będą tańsze.

Krok 5 - Jakie dokumenty trzeba wypełnić, aby założyć działalność gospodarczą?

Aby założyć jednoosobową działalność gospodarczą trzeba wypełnić i złożyć druk CEIDG-1. Dokument może być złożony:

  • osobiście w urzędzie w wersji papierowej,
  • wypełniony na stronie CEIDG, a następnie potwierdzony osobiście w urzędzie w ciągu 7 dni (urzędnik będzie prosił o numer roboczego wniosku),
  • online na portalu CEIDG, ale tylko wówczas gdy posiadamy i podpiszemy go podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym lub profil zaufany,
  • za pośrednictwem biura rachunkowego (pełnomocnika).

Niezależnie od formy złożenia wniosku, należy go złożyć najpóźniej w dniu, w którym chcemy rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej.

Do wniosku o założenie działalności gospodarczej można dołączyć zgłoszenie do ZUS. Jak już wcześniej wspomniałam, chodzi o druki ZUS ZUA (mały, duży ZUS) lub ZUS ZZA (ulga na start, umowa o pracę na kwotę przynajmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę).

Nowością jest też możliwość dołączenia do druku CEIDG-1 wniosku VAT-R, który składamy gdy chcemy zgłosić się do VAT jako czynny podatnik VAT (podatnik rozliczający VAT).

Dodam jeszcze, że zgłoszenie do VAT i ZUS nie musi być złożone z wnioskiem o rejestrację działalności. Formularze mogą zostać przesłane jako odrębne druki do US i ZUS odpowiednio. Przy formularzu VAT warto dodać kopię dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu, w którym rejestrowana jest działalność np. umowę użyczenia lokalu, umowa najmu, akt notarialny. Urzędy obecnie często proszą o ten dokument, a przesyłając go od razu można przyspieszyć proces rejestracji do VAT.

To już cała wiedza, która jest niezbędna przed założeniem firmy. Proste, prawda? Powodzenia w biznesie!

przeczytaj także

What’s a Rich Text element?

The rich text element allows you to create and format headings, paragraphs, blockquotes, images, and video all in one place instead of having to add and format them individually. Just double-click and easily create content.

Static and dynamic content editing

A rich text element can be used with static or dynamic content. For static content, just drop it into any page and begin editing. For dynamic content, add a rich text field to any collection and then connect a rich text element to that field in the settings panel. Voila!

How to customize formatting for each rich text

Headings, paragraphs, blockquotes, figures, images, and figure captions can all be styled after a class is added to the rich text element using the "When inside of" nested selector system.