Zakładanie firmy - krok po kroku

W tym poście przedstawiamy krok po kroku, co zrobić i na co zwrócić szczególną uwagę, by założenie firmy było Twoim pierwszym powodem do dumy.

Krok 1 - Nad czym pomyśleć przed założeniem działalności?

Pomysł na biznes - co, komu i gdzie sprzedawać

Pierwszą i najważniejszą rzeczą jest pomysł na biznes oraz sklep internetowy. Wielu początkujących przedsiębiorców uważa, że to wystarczy. Warto jednak swój pomysł rozpisać szczegółowo, odpowiadając sobie na pytania, co, jak i komu chcemy sprzedawać, skąd nabywać towary, usługi.

Dlaczego? To może mieć wpływ na dobry start naszej działalności i na to, że z powodzeniem będziemy ją prowadzić. Będzie to też pomocne w odpowiedzi na pytanie, jak najkorzystniej będzie nam się rozliczać z Urzędem Skarbowym. Dokładne określenie na początku, czym będziemy zajmować się w działalności, jest bardzo ważne i formalnie zostanie wyrażone w kodach PKD, które każdy przedsiębiorca musi określić podczas rejestracji działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Finanse

W przypadku sklepów internetowych finanse są kluczowe. By sprzedawać towary, musimy je wcześniej zakupić lub nabyć materiały i półprodukty do ich stworzenia. Może się zdarzyć tak, że na początku wydatki będą spore, a my nie zarobimy aż tyle, by je pokryć w całości z bieżących faktur. Zatem przed założeniem działalności warto zgromadzić na to kapitał.

Polecamy też rozejrzeć się i zorientować, czy możesz starać się o dotację np. urzędu pracy. Będzie to dodatkowy zastrzyk pieniędzy, który z pewnością ułatwi start.

Nazwa firmy

W przypadku jednoosobowej działalności nazwa firmy musi zawierać imię i nazwisko osoby, która ją będzie prowadzić. Zastanów się więc, jak ma brzmieć. Najlepiej, by nazwa była łatwa do rozpoznania i zapamiętania, a do tego od razu podpowiadała klientowi, czym się zajmujesz i co może u Ciebie kupić.

Miejsce prowadzenia działalności

Przyszły przedsiębiorca musi także zastanowić się nad miejscem prowadzenia firmy, bo takie dane również należy podać w CEIDG. Możesz zarejestrować działalność w swoim domu lub mieszkaniu, albo w wynajmowanym lub użyczonym lokalu, pod warunkiem że jego właściciel w umowie wyrazi na to zgodę.

Być może wydzielona w domu przestrzeń na biuro Ci wystarczy. Ale niewykluczone, że będziesz też potrzebować np. wynająć magazyn. To są tematy, nad którymi warto się pochylić. Wiele zależy od tego, czym będziesz zajmować się w swojej firmie.

Przykład 1 - Pani Anna ma w swoim domu wydzielony pokój, w którym tworzy biżuterię. Będzie sprzedawać swoje wyroby online i do celów prowadzenia działalności przeznaczy ten pokój. Sprzedaż wyrobów będzie odbywać się za pośrednictwem sklepu internetowego.

Przykład 2 - Pan Adrian planuje otworzyć działalność gospodarczą, w ramach której będzie sprzedawał różne towary z Chin. Towary będą sprowadzane w dużych ilościach, więc Pan Adrian wynajmie magazyn do przechowywania towarów. Sprzedaż produktów również będzie odbywać się za pośrednictwem sklepu internetowego.

‍

Krok 2 - Jaką formę opodatkowania wybrać?

Kolejny etap nazwijmy podatkowymi “zagwozdkami”. Osoba wypełniająca dokument CEIDG-1, konieczny do rejestracji działalności gospodarczej, musi wybrać formę wpłacania zaliczek na podatek dochodowy i ich częstotliwość, a także dokumentację, jaka będzie przez niego prowadzona.

Przyszły przedsiębiorca ma możliwość wyboru spośród 4 form opodatkowania:

• zasady ogólne (skala podatkowa),
• podatek liniowy,
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• karta podatkowa.

Zasady ogólne są rozwiązaniem dostępnym dla każdego przedsiębiorcy, natomiast przy pozostałych trzech formach mamy wykluczenia. Dokładne wyjaśnienia, wykluczenia, stawki i najważniejsze informacje przedstawiamy poniżej.

Na zasadach ogólnych

Zacznijmy do zasad ogólnych, przy których mamy 2 progi podatkowe. Wybierający tę formę opodatkowania przedsiębiorca płaci do kwoty dochodu (czyli przychodów po odjęciu kosztów ich uzyskania) 120 000 zł w skali roku 17% podatku.

Natomiast powyżej tej kwoty podatek wynosi 15.300 zł + 32% dochodu ponad 120.000 zł. Czyli od dochodu przekraczającego 120 000 zł, należy płacić podatek 32%. Po zakończeniu roku podatkowego podatnik do 30. kwietnia następnego roku składa w urzędzie skarbowym zeznanie roczne PIT-36.

Zaletą tej formy opodatkowania jest to, że podatnik może rozliczać koszty, które obniżają dochód do opodatkowania. Ponadto w rozliczeniu rocznym przedsiębiorca może rozliczyć się z małżonkiem lub jako osoba samotnie wychowująca dziecko, a także korzystać z kwoty zmniejszającej podatek. Te rozwiązania bardzo często pozwalają uzyskać zwrot podatku w zeznaniu rocznym.

Podatek liniowy

Kolejnym możliwym rozwiązaniem jest podatek liniowy, który płaci się w wysokości 19% niezależnie od uzyskiwanego dochodu. Jest on opłacalny, gdy roczne dochody będą w granicy 100 000 zł. Ponadto tak jak przy zasadach ogólnych można tutaj rozliczać koszty. Przy podatku liniowym należy pamiętać, że nie może go wybrać osoba, która będzie w danym roku wykonywać czynności w ramach działalności na rzecz byłego pracodawcy, dla którego wykonywała te same usługi w ramach umowy o pracę w danym roku podatkowym.

Przykład 3 - Pan Adam zakłada działalność gospodarczą od dnia 3.11.2022 r. i w jej ramach będzie sprzedawał towary między innymi dla firmy X. W 2021 r. był zatrudniony w firmie X jako programista. Usługi wykonywane w ramach działalności i umowy o pracę się nie pokrywają, zatem przedsiębiorca może wybrać rozliczenie według podatku liniowego.

Ryczałt

Przy ryczałcie mamy różne stawki podatku, zależne od tego, czym zajmujemy się w ramach działalności. Ustalamy odpowiednią stawkę i wyliczamy podatek do zapłaty od uzyskanego przychodu. Przy sklepach internetowych, gdzie sprzedawane są gotowe towary, bez ich przerabiania, stosuje się stawkę ryczałtu 3%. Natomiast jeśli kupowane są półprodukty i z nich tworzone towary do sprzedaży, to wówczas należy zastosować stawkę 5,5%. Z kolei w przypadku dropshippingu najczęściej stawka wynosi 8,5%.

Przykład 4 - Pan Darek sprzedaje ubrania przez internet. Towary są kupowane w hurtowni. We wrześniu pan Darek sprzedał towary za kwotę 5000 zł i poniósł wydatki w wysokości 2000 zł. Za wrzesień do 20 października musi zapłacić podatek w wysokości 3% x 5000 = 150 zł.

Dla porównania, gdyby przedsiębiorca rozliczał się na zasadach ogólnych, to zapłaciłby podatek w wysokości 18% x (5000 - 2000) = 540 zł, czyli ryczałt mimo braku możliwości rozliczenia kosztów jest w tym wypadku korzystniejszy podatkowo.

Przykład 5 - Pani Danuta robi własnoręczne kartki okolicznościowe. Kupuje materiały, a następnie sama tworzy kartki i sprzedaje online. We wrześniu sprzedała kartki za kwotę 2000 zł, a poniesione koszty materiałów wyniosły 1200 zł.

W rozliczeniu w ryczałcie za wrzesień pani Danuta zapłaci podatek w wysokości 5,5% x 2000 = 110 zł. Na zasadach ogólnych podatek wyniósłby 18% x (2000 - 1500) = 90 zł.

Jak widać, tutaj mamy do czynienia z sytuacją, gdzie koszty są tak duże, że bardziej opłaca się rozliczenie na zasadach ogólnych.

Karta podatkowa

W ostatniej formie opodatkowania, czyli karcie podatkowej,  należy pamiętać, że nie dokonuje się tutaj samodzielnych wyliczeń, bo podatek jest ustalany przez naczelnika urzędu skarbowego. Jednak w przypadku sprzedaży towarów przez internet nie ma opcji takiego rozliczenia.

Jak mądrze wybrać formę opodatkowania?

Teraz warto zadać sobie pytanie - jak wybrać najkorzystniejszą formę opodatkowania? W przypadku sprzedaży towarów przez internet przedsiębiorca powinien rozważyć zasady ogólne, kiedy ponosi spore koszty na nabycie lub wytworzenie towaru, a także na przesyłki. Jeśli koszty nie są zbyt wysokie, wówczas należy rozważyć ryczałt. Aby dobrze wybrać, należy oszacować koszty i przychody, a następnie dokonać właściwych przeliczeń.

Odpowiednia dokumentacja

Po dokonaniu wyboru formy opodatkowania, musimy do niej dobrać również dokumentację i zaznaczyć to na druku CEIDG-1. W przypadku zasad ogólnych oraz podatku liniowego jest to podatkowa księga przychodów i rozchodów, natomiast przy ryczałcie inna ewidencja. Jeśli chodzi o kartę podatkową, to nie jest prowadzona żadna dokumentacja do podatku dochodowego.

Zmiana formy opodatkowania

Należy pamiętać, że sytuacja przedsiębiorcy jest dynamiczna, a wybrana na początku forma opodatkowania nie musi obowiązywać przez cały okres prowadzenia firmy. W działalności mogą zmieniać się koszty i przychody, a zatem możliwa i korzystna może być zmiana formy opodatkowania. Ogólnie jest to możliwe raz w roku do 20 stycznia. W takim przypadku należy złożyć aktualizację druku CEIDG-1 oraz pismo o zmianie do naczelnika urzędu skarbowego.

Przykład 6 - Pani Natalia założy działalność 20 sierpnia i wybrała zasady ogólne. Biznes świetnie się rozwija i w 2023 przychody znacznie wzrosną, a więc korzystniejsze dla niej będzie rozliczanie według podatku liniowego. Zmiany formy opodatkowania możne ona dokonać do 20 stycznia 2023.

Krok 3 - Jak poradzić sobie z tematem ZUS?

Większość przedsiębiorców musi opłacać składki do ZUS-u. Wyjątkiem jest np. sytuacja, kiedy przedsiębiorca zarabia za granicą, ma tam odprowadzane składki i dostarczy odpowiednie dokumenty do ZUS. Wówczas jest zwolniony z opłacania składek z tytułu prowadzonej w Polsce działalności.

Natomiast zasadą jest opłacanie składek w Polsce, ale należy pamiętać, że mamy tutaj kilka opcji. Ścieżka najkorzystniejsza dla przedsiębiorcy pod względem finansowym to skorzystanie najpierw z ulgi na start, potem z małego ZUS, a na koniec z dużego ZUS.

Ulga na start

Od 2018 r. przedsiębiorcy mogą (ale nie muszą) korzystać z ulgi na start. Rozwiązanie to oznacza zwolnienie z opłacania składek społecznych przez okres 6 pełnych miesięcy prowadzenia działalności. Oczywiście daje to przedsiębiorcy korzyść finansową, ale też zabiera prawo do zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego.

Zgłoszenie do ZUS odbywa się na druku ZUS ZZA z kodem 05 40. Ulga dotyczy osób podejmujących działalność gospodarczą po raz pierwszy lub po upływie 60 miesięcy od dnia zakończenia poprzedniej działalności. Skorzystanie z niej jest możliwe pod warunkiem, że wnioskujące osoby nie wykonują działalności dla byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały się w ramach stosunku pracy czynności wchodzących w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Przykład 7 - Przedsiębiorca zakłada działalność gospodarczą od dnia 2.11.2022 i chce korzystać z ulgi na start. Oznacza to, że ulga będzie przysługiwać do maja 2023 włącznie - jeden niepełny miesiąc + 6 pełnych miesięcy.

Przykład 8 - Przedsiębiorca zakłada działalność gospodarczą od dnia 1.11.2022 i chce korzystać z ulgi na start. Oznacza to, że ulga będzie przysługiwać do kwietnia 2023 włącznie.

Wniosek z powyższych przykładów jest taki, że jeśli chcemy jak najdłużej korzystać z ulgi na start, nie należy zakładać działalności pierwszego dnia miesiąca.

Mały ZUS

Po okresie ulgi na start przedsiębiorca będzie mógł skorzystać z małego ZUS, pod warunkiem, że nie prowadził działalności w okresie 60 miesięcy poprzedzających datę otwarcia obecnej działalności. Nie może też wykonywać usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy w danym roku podatkowym. Mały ZUS przysługuje przez okres 24 pełnych miesięcy, a zgłoszenie odbywa się na druku ZUS ZUA z kodem 05 70.

Duży ZUS

Na koniec omówmy krótko duży ZUS, przy którym nie ma ograniczeń. Opłaca się go, jeśli wykorzystamy już ulgę na start i mały ZUS lub jeśli przedsiębiorca nie ma prawa do tych ulg. Zgłoszenie do ZUS odbywa się na druku ZUS ZUA z kodem 05 10.

Tylko zdrowotna

Ważne też jest to, że jeśli oprócz działalności mamy np. umowę o pracę na kwotę przynajmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, to wówczas z działalności możemy opłacać wyłącznie składkę zdrowotną. To ważna informacja dla wszystkich, którzy planują założyć firmę i otworzyć własny sklep internetowy, ale nie chcą rezygnować z pracy na etacie.

Krok 4 - Zgłaszać się do VAT - mogę, czy muszę?

Warto zacząć od małego rozróżnienia podatków. Osoba wykonująca działalność gospodarczą może opłacać dwa podatki: dochodowy i VAT.

W podatku dochodowym możemy rozliczać się na zasadach ogólnych, według podatku liniowego, ryczałtu lub karty podatkowej. Natomiast w podatku VAT można być czynnym podatnikiem VAT (rozliczać VAT) lub korzystać ze zwolnienia z VAT.

Jakie są wszystkie możliwe powiązania? Wiele osób nie wie o tym, że podatek dochodowy i podatek VAT występują na równi, koło siebie, a nie jako alternatywa. Poniżej przedstawię wszystkie możliwe połączenia podatku dochodowego z VAT-em.

W przypadku sprzedaży niektórych towarów może wystąpić obowiązek zgłoszenia się do VAT i doliczania do tych towarów VAT-u. Chodzi tutaj o handel:

• wyrobami z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali (złoto, srebro, platyna),
• akcesoriami kuchennych, takich jak noże stołowe z ostrzami stałymi, nakrycia stołowe srebrzone,
• monetami,
• wyrobami jubilerskimi.

W przypadku sprzedaży innej niż wymieniona wyżej można stosować zwolnienia z VAT, które w przypadku klientów indywidualnych (osób prywatnych) będzie korzystne, gdyż sprzedawane towary będą tańsze.

Krok 5 - Jakie dokumenty trzeba wypełnić, aby założyć działalność gospodarczą?

Aby założyć jednoosobową działalność gospodarczą, musisz wypełnić i złożyć druk CEIDG-1. Dokument może być złożony:

• osobiście w urzędzie w wersji papierowej,
• wypełniony na stronie CEIDG, a następnie potwierdzony osobiście w urzędzie w ciągu 7 dni (urzędnik będzie prosił o numer roboczego wniosku),
• online na portalu CEIDG, ale tylko wówczas gdy podpiszemy go podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym lub przez profil zaufany,
• za pośrednictwem biura rachunkowego (pełnomocnika).

Niezależnie od formy złożenia wniosku należy to zrobić najpóźniej w dniu, w którym chcemy rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej.

Do wniosku o założenie działalności gospodarczej można dołączyć zgłoszenie do ZUS. Chodzi tu o druki ZUS ZUA (mały, duży ZUS) lub ZUS ZZA (ulga na start, umowa o pracę na kwotę przynajmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę).

Nowością jest też możliwość dołączenia do druku CEIDG-1 wniosku VAT-R, który składamy, gdy chcemy zgłosić się do VAT jako czynny podatnik VAT (podatnik rozliczający VAT).

Warto dodać, że zgłoszenie do VAT i ZUS nie musi być składane razem z wnioskiem o rejestrację działalności. Formularze mogą zostać przesłane jako odrębne druki do US i ZUS odpowiednio. Przy formularzu VAT warto dodać kopię dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do lokalu, w którym rejestrowana jest działalność, np. umowę użyczenia lokalu, umowę najmu, akt notarialny. Urzędy obecnie często proszą o ten dokument, więc jeśli prześlesz go od razu, przyspieszysz proces rejestracji do VAT.

To już wszystko, co musisz wiedzieć na samym początku przed założeniem firmy. Proste, prawda? Powodzenia w biznesie!