Jak założyć działalność gospodarczą, czyli rejestracja firmy krok po kroku

Jeśli masz pomysł na prowadzenie własnego biznesu, pewnie rozważasz też podjęcie decyzji o rozpoczęciu własnej działalności gospodarczej. Ale czy wiesz, jak założyć firmę? Jak przejść tę procedurę krok po kroku?

Przeczytaj artykuł, by dowiedzieć się także, co rzeczywiście oznacza prowadzenie własnej działalności gospodarczej i z jakimi obowiązkami się wiąże.

‍

Rozważasz założenie działalności gospodarczej?

W Polsce wiele osób rozpoczynających własny biznes zakłada tzw. JDG - czyli jednoosobową działalność gospodarczą. To dobre rozwiązanie dla drobnych przedsiębiorców i właścicieli sklepów internetowych działających samodzielnie.

Zanim jednak przejdziesz do formalności i zaczniesz wypełniać odpowiednie dokumenty, musisz wiedzieć, czym w ogóle jest jednoosobowa działalność gospodarcza. Według przepisów Ustawy z 6 marca 2018 roku to "zorganizowana działalność zarobkowa, wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły".

Co wyróżnia jednoosobową działalność gospodarczą?

Ustawa wskazujeże taka działalność:

• ma cel zarobkowy – co oznacza, że jest nastawiona na zysk,
• ma charakter zorganizowany – np. wynajmujesz lokal, stanowiący jednocześnie adres siedziby firmy,
• odbywa się w sposób ciągły – to znaczy, że twoja działalność musi mieć charakter stały, nieprzerwany,
• wykonywana jest we własnym imieniu - czyli, że twoja firma nie jest zarządzana przez zewnętrzną osobę czy inny podmiot.

Kluczowe dla jednoosobowej działalności gospodarczej jest również ponoszenie bezpośredniego ryzyka z nią związanego. To znaczy, że jako osoba prowadząca działalność gospodarczą musisz mieć zdolność do czynności prawnych, a za podejmowane decyzje dotyczące firmy ponosisz pełną odpowiedzialność, także majątkową. To brzmi poważnie, ale nie zniechęcaj się tym.

Jak krok po kroku założyć własną firmę?

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej określa podstawowe kwestie związane z jej prowadzeniem. Wskazuje przede wszystkim, że do jej podjęcia konieczne jest uzyskanie wpisu do rejestru działalności regulowanej. 

Rejestracja działalności

Pierwszy krok do rejestracji własnej działalności gospodarczej i uzyskania takiego wpisu polega na złożeniu wniosku CEIDG-1 w dowolnym Urzędzie Miasta/Gminy/Dzielnicy. Możesz to zrobić osobiście, możesz wysłać list polecony lub możesz poprosić o pomoc inną osobę, tyle że najpierw musisz wystawić jej dokument pełnomocnictwa.

PKD - czym jest i jak go ustalić?

Przed założeniem firmy, musisz także określić jej PKD. PKD, czyli Polska Klasyfikacja Działalności, to umownie przyjęty podział poszczególnych rodzajów działalności społeczno-gospodarczych na odpowiednie sekcje. W zależności od tego, czym w ramach twojej działalności chcesz się zajmować, wybierasz odpowiedni kod PKD - symbol złożony z pięciu znaków (cyfr i liter) przypisany właśnie do tego rodzaju działalności.

Ważne: każda firma musi mieć przynajmniej jeden kod Polskiej Klasyfikacji Działalności, bo dzięki niemu możliwe jest ustalenie, czym dany podmiot się zajmuje, a ta wiedza z kolei jest niezbędna organom podatkowym. Nie ma natomiast określonej maksymalnej liczby kodów przyporządkowanych do jednej firmy. Oznacza to, że w momencie założenia firmy twoja działalność może być tak szeroka, jak chcesz.

Założenie firmy - osobiście czy online?

Własną firmę możesz zarejestrować też drogą elektroniczną, korzystając ze strony internetowej CEIDG (obecnie biznes.gov.pl), np. z podpisem elektronicznym albo poprzez profil zaufany. Pamiętaj jednak, że jeśli zakładasz firmę online, wniosek o wpis musisz wysłać samodzielnie.

Pozostałe wnioski

Składany formularz jest jednocześnie wnioskiem o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wnioskiem o nadanie numeru REGON i NIP, zgłoszeniem płatnika składek do Urzędu Skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jednocześnie jest oświadczeniem, w którym wybierasz formę opodatkowania.

Gdy złożysz wniosek CEIDG, w ciągu 7 dni otrzymasz automatycznie numer REGON i NIP (jeśli jednak kiedyś miałeś już firmę i dostałeś już NIP, to urząd skarbowy przypisze dany numer do wpisu). Po nadaniu numery będą widoczne na stronie CEIDG w bazie przedsiębiorców.

‍

Co jeszcze jest potrzebne przy zakładaniu firmy?

W ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej musisz odwiedzić Zakład Ubezpieczeń Społecznych, by zgłosić firmę do odpowiednich ubezpieczeń. Rejestrując firmę, deklarujesz też, jakie składki ZUS będziesz za siebie odprowadzał, na drukach ZUS ZUA (ubezpieczenia społeczne, chorobowe oraz zdrowotne) lub ZUS ZZA (tylko ubezpieczenie zdrowotne).

Jeśli zatrudnisz pracownika, to w ciągu 7 dni od dnia zawarcia z nim umowy musisz go zgłosić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Warto przypomnieć, że gdy prowadzisz działalność gospodarczą, musisz powiadomić o tym urząd skarbowy - masz obowiązek sporządzania i wysyłania druków deklaracji oraz informacji podatkowych. Twoje obowiązki jako przedsiębiorcy w tym zakresie są jednak inne, gdy pracujesz sam i inne, gdy zatrudniasz pracowników.

Jeżeli zamierzasz pojawić się w wykazie podatników VAT (na tzw. białej liście), to wraz z rozpoczęciem działalności gospodarczej (a najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży) musisz złożyć w Urzędzie Skarbowym formularz VAT-R. Możesz to zrobić osobiście, listem poleconym lub online.
Uwaga: pewne rodzaje działalności gospodarczej (niektóre usługi) zwolnione są z podatku VAT. W momencie założenia firmy zobacz więc, czy znajdujesz się na liście podmiotów, których dotyczą przepisy o zerowym podatku VAT. VAT-u nie płacisz także, gdy w danym roku prowadzenia działalności (roku podatkowym) nie przekroczysz kwoty limitu, czyli 200 000 zł (zwróć uwagę na kwestię daty rozpoczęcia działalności). Szczegółowe przepisy w tym zakresie znajdziesz w odpowiednich ustawach.

Jakie są koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Choć założenie działalności i rejestracja firmy są bezpłatne, to z chwilą rozpoczęcia działalności gospodarczej jesteś zobligowany do odprowadzania składek ZUS i opłacania podatków. Od 2022 roku przedsiębiorca prowadzący własną firmę musi się liczyć z dużymi zmianami w systemie podatkowym i składkowym. Wysokość opłat może być inna w przypadku każdej działalności gospodarczej i zależy od wybranej formy opodatkowania.

Podatek i składki

Zakładanie firmy to także konieczność odpowiedzenia sobie na kilka pytań.

Jaka skala podatkowa będzie dla ciebie najkorzystniejsza?

Jaka formę opodatkowania wybierasz?

Czy obejmują cię preferencyjne stawki?

Czy dodatkowo chcesz zgłosić członka rodziny, by był objęty ubezpieczeniem?

Jakie formy opodatkowania masz do wyboru?

Jeśli chcesz wykorzystać tzw. mały ZUS lub mały ZUS plus i płacić obniżone składki przez 36 miesięcy łącznie, wtedy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne w 2022 roku dla przedsiębiorców uprawnionych do korzystania z małego ZUS-u stanowi kwota nie niższa niż 903 zł (30% kwoty minimalnego wynagrodzenia w 2022 roku). Maksymalną podstawę stanowi natomiast 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, czyli 3553,20 zł.

Jeśli w momencie założenia działalności wybrałeś podatek liniowy, składka zdrowotna wynosi 4,9% dochodu z działalności gospodarczej. Jednak nie może być ona niższa niż 9% minimalnego wynagrodzenia. W związku z tym minimalna składka w 2022 roku wynosi 270 zł.

Jeśli twoja jednoosobowa działalność gospodarcza jest opodatkowana ryczałtem, składka wynosi 9% podstawy wymiaru, która będzie uzależniona od rocznego przychodu.

Warunkiem wystawiania faktur, przelewów do urzędu skarbowego i zakładu ubezpieczeń społecznych jest posiadanie firmowego konta bankowego. Proces założenia konta firmowego jest błyskawiczny - można go dokonać w placówce banku lub online.

Księgowość

Jeśli planujesz założyć firmę, musisz liczyć się też z kosztami księgowości, której wymaga każda działalność gospodarcza. Prowadzeniem księgowości firmy może zajmować się biuro rachunkowe, możesz też postawić na księgowość online, czyli zainstalować na swoim komputerze program do samodzielnego zajmowania się księgowością oraz ewidencją przychodów. Zwracaj jednak szczególną uwagę na poprawność wszystkich wypełnianych i wysyłanych do Urzędu Skarbowego dokumentów. Musisz też pamiętać o samodzielnym i terminowym opłacaniu składek i składaniu zeznań podatkowych.

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej to nie tylko kwestia odprowadzania podatków i obowiązkowych składek ubezpieczenia zdrowotnego oraz tych związanych z prowadzeniem księgowości firmy, ale i wydatków biurowych (nawet jeśli pracę wykonujesz w domu, musisz płacić za wodę, prąd, ogrzewanie), materiałów niezbędnych do wykonywania swojej pracy, programów komputerowych, z których korzystasz czy nakładów poniesionych na promocję.

Czy muszę założyć działalność gospodarczą?

JDG, choć jest jedną z najpopularniejszych form prowadzenia firmy, nie musi być wcale koniecznością dla wszystkich właścicieli sklepów internetowych. Sprzedaż online możliwa jest także bez rejestracji firmy i wpisu do rejestru przedsiębiorców.

Możesz prowadzić działalność nierejestrową (inaczej nierejestrowaną). Ta, nawet jeśli spełnia warunki dla jednoosobowej działalności gospodarczej (czyli jest prowadzona w celu zarobkowym, w sposób ciągły i zorganizowany oraz we własnym imieniu), może być traktowana inaczej. Decyduje o tym poziom przychodów - jeśli nie przekracza on 50% minimalnego wynagrodzenia brutto, taka działalność gospodarcza nie wymaga rejestracji. To znaczy, że aby ją prowadzić, niepotrzebny jest wpis do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

‍Wiesz już, jak wygląda założenie firmy - gdzie ją zarejestrować i jakich kosztów się spodziewać. Teraz pozostaje ci tylko przejść do działania, złożyć wniosek o wpis, otworzyć własny sklep internetowy i sprzedawać. W tym też możesz na nas liczyć.

Artykuł powstał we współpracy z IFIRMA - księgowość, faktury, CRM. Internetowo, mobilnie, wygodnie.