Inwentaryzacja w sklepie internetowym - jak ją przeprowadzić?

Do końca roku każdy sklep musi przeprowadzić remanent, zwany także inwentaryzacją lub spisem z natury. Remanent polega na policzeniu i wypisaniu ilości towaru, którego – na dzień 31 grudnia - sklep nie sprzedał i wciąż ma na stanie. Zgodnie z przepisami nie można rozpocząć sprzedaży w 2016 roku, jeśli nie sporządzi się remanentu za rok 2015. Podpowiadamy, jak bezboleśnie przeprowadzić remanent na koniec roku.

1. Konieczny ktoś do pomocy

Wg przepisów spis z natury musi być podpisany przez co najmniej dwie osoby: właściciela przedsiębiorstwa i pracownika, który przeprowadził remanent. Co zrobić, jeśli prowadzi się jednoosobową działalność gospodarczą? W takim przypadku drugą osobą uczestniczącą w inwentaryzacji może być małżonek lub inny członek rodziny.

2. Liczenie towaru

W remanencie na koniec roku należy uwzględnić:

• towary handlowe – czyli towary, które nie podlegają dalszej obróbce (gotowe kubki z nadrukami, koszulki, pierścionki itp.);

• materiały podstawowe i pomocnicze – czyli materiały, które w trakcie produkcji stają się najistotniejszym elementem gotowego wyrobu (np. ręcznie robiony wisiorek, który dołącza się do łańcuszka i sprzedaje się je razem jako naszyjnik), a także materiały pomocnicze, które są ściśle związane z towarem (np. opakowania: papierowe torebki, pudełeczka, słoiki, butelki oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku, czyli np. transportery i palety). Materiał pomocniczy w toku produkcji oddaje swoje właściwości i jest zużywany w całości;

• wyroby gotowe – czyli wyroby własnej produkcji oraz wykonane usługi (np. płatnego doradztwa klientom w wyborze towaru);

• półfabrykaty i produkcja niezakończona – wyroby gotowe, których produkcja jest w toku (np. niedokończone jeszcze wisiorki rękodzielnicze) i półfabrykaty, z których jeszcze nie powstały gotowe produkty własne. To także usługi, których wykonywania jeszcze nie ukończono;

• braki - nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu lub magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość;

• odpady - to materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Pod uwagę należy wziąć zarówno towary, które znajdują się w siedzibie firmy, jak i takie, które znajdują się poza firmą (np. przekazano je w komis albo zostały zakupione, ale jeszcze nie dotarły do siedziby). Konieczne jest też wskazanie towarów obcych, które znajdując się w zakładzie podatnika. Towary obce nie podlegają jednak wycenie. Wystarczy je ująć ilościowo w spisie  towarów ze wskazaniem, czyją stanowią własność.

Uwaga! W remanencie na koniec roku nie ujmujemy środków trwałych i wyposażenia, czyli np. samochodu firmowego, laptopów służbowych, itp.

3. Wycena remanentu

W ciągu 14 dni od sporządzenia remanentu należy go wycenić. Przedsiębiorcy mają na to czas maksymalnie do 14 stycznia 2016.

• Towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze wycenia się według cen zakupu lub nabycia. Cena zakupu to kwota, jaką nabywca zapłacił za zakupione rzeczy, pomniejszona odpowiednio o podatek VAT (w przypadku płatnika VAT) i ewentualne rabaty, lub też – w przypadku importu – powiększona o opłaty celne typu cło czy akcyza. Cena nabycia to natomiast cena, która obejmuje wszystkie koszty związane z zakupem poniesione od momentu złożenia zamówienia do dnia otrzymania towaru, a więc kwota należna sprzedającemu, powiększona o koszty transportu czy składowania i pomniejszona o podatek VAT (w przypadku płatnika VAT), akcyzę, rabaty, upusty oraz inne podobne zmniejszenia.

Jeśli przedmioty mają niższą cenę, niż początkowa cena zakupu (np. z powodu uszkodzenia), to wówczas należy uwzględnić cenę rynkową na dzień sporządzenia remanentu.

Jeśli zostały nabyte jako darowizna lub spadek, to jako wartość zakupu należy podać cenę zakupu takiego samego lub podobnego składnika.

• Produkcję niezakończoną, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się na podstawie kosztów ich wytworzenia.

• Odpady wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

• Rzeczy zastawione (przekazane w komis) należy wycenić według ich wartości rynkowej.

Na koniec wszystkie wartości sumuje się ze sobą. Powstałą kwotę należy jeszcze dodatkowo pomniejszyć o wartość towarów i materiałów, które na dzień sporządzenia spisu z natury nie zostały opłacone, co za tym idzie w dłuższej w perspektywie czasu podlegały wyksięgowaniu z kosztów.

Wycena remanentu jest bardzo ważna, ponieważ jego wartość ma wpływ na wysokość podatku dochodowego, który trzeba będzie zapłacić. Jeśli wartość remanentu końcowego będzie wyższa niż wartość remanentu początkowego, to kwota podatku wzrośnie. Jeśli będzie niższa – podatek zmaleje.

4. Księgowanie spisu i zamknięcie KPiR

Wartość inwentaryzacji należy uwzględnić jako ostatnią pozycję w Książce Przychodów i Rozchodów. Warto pamiętać, że remanent końcowy z dnia 31 grudnia 2015 jest jednocześnie remanentem początkowym na dzień 1 stycznia 2016. Po zamknięciu KPiR za 2015 rok, 1 stycznia 2016 powinno się założyć nowe KPiR. Na jej pierwszej stronie należy ująć remanent za 2015 rok.

Spisu z natury nie trzeba zanosić do urzędu skarbowego. Sporządzony dokument należy wydrukować i przechowywać z innymi dokumentami księgowymi przez 5 lat.

Artykuł powstał we współpracy z IFIRMA - księgowość, faktury, CRM. Internetowo, mobilnie, wygodnie.