Promocje i gratisy w sklepie internetowym – jak je rozliczać?

Polacy kochają promocje i kody rabatowe, a sklepy internetowe bardzo dobrze o tym wiedzą, chętnie oferując je swoim klientom. Możliwości jest sporo: od drobnych prezentów, darmowej wysyłki i bonów podarunkowych po tradycyjną obniżkę cen. Takie formy promocji różnią się jednak od siebie nie tylko pod kątem logistycznym, ale także księgowym. Jak rozliczać rabaty, promocje i gratisy w sklepie internetowym?

Warto wiedzieć, że udzielanie klientom określonych gratisów i rabatów może się wiązać z koniecznością odprowadzenia podatków. Z drugiej strony niektóre wydatki na promocje i upominki można wpisywać w koszty prowadzenia działalności, dzięki czemu sklep ma możliwość obniżenia ostatecznych kosztów akcji promocyjnej.

Gratisy – podatek VAT

Podarowanie klientowi darmowych próbek towarów albo dodatkowych prezentów dołączonych do złożonego zamówienia to inaczej nieodpłatne przekazanie towaru lub usługi. Według przepisów przekazanie towaru może rodzić po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy w podatku VAT. Istnieje jednak możliwość uniknięcia konieczności zapłaty VAT-u.

Przepisy uwzględniają trzy wyjątki, kiedy rozliczanie VAT nie jest wymagane. Są to sytuacje, gdy:

1. klient otrzymuje jednorazowy gratis o wartości nieprzekraczającej 10 zł,
2. klient otrzymuje kilka gratisów, o łącznej wartości nieprzekraczającej 100 zł w ciągu roku – wówczas konieczne jest jednak prowadzenie ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości takich osób,
3. klient otrzymuje próbki towaru, czyli egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość - innymi słowy towar, który nie jest pełnowartościowy. Przepisy nie określają maksymalnej wartości czy wielkości, które mogłyby kwalifikować towar jako „próbkę”, lecz definiują ją jako „egzemplarz okazowy produktu mający na celu promocję jego sprzedaży i pozwalający na ocenę jego cech i właściwości bez wykorzystania końcowego innego niż nieodłącznie powiązane z takimi działaniami promocyjnymi”.

W powyższych sytuacjach nie trzeba też wystawiać faktur czy paragonów na dołączone do przesyłki próbki i gratisy. Wystarczy wystawić fakturę lub rachunek dla głównego towaru, który zamówił klient.

Jeśli jednak gratis dla klienta nie jest próbką towaru lub nie mieści się w definicji „prezentów o małej wartości”, to wówczas sprzedawca musi wystawić fakturę wewnętrzną i naliczyć podatek VAT od podstawy odpowiadającej cenie zakupu lub kosztom wytworzenia tego towaru. Fakturę wewnętrzną należy wykazać w ewidencji sprzedaży VAT.

Gratisy – PIT

Poza podatkiem VAT pozostaje jeszcze kwestia podatku dochodowego. Drobne gratisy do 200 zł są zwolnione z PIT. Jeśli jednak klient otrzyma od sklepu gratis o wartości ponad 200 zł, to będzie musiał odprowadzić podatek dochodowy. W sytuacji gdy obdarowana osoba jest osobą prywatną, sprzedawca zobowiązany jest do sporządzenia deklaracji PIT-8C i wysłania jej zarówno do fiskusa, jak i do samego klienta.

Gratisy – materiały drukowane

Wątpliwości wśród właścicieli sklepów budzi także wysyłanie klientom bezpłatnych katalogów, kalendarzy czy ulotek. Czy trzeba wtedy odprowadzić podatek? Nie zawsze. Przekazywanie drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych nie podlega opodatkowaniu, jeśli wysłany materiał nie ma wartości użytkowej z punktu widzenia konsumenta albo jeśli mieści się w definicji „prezentu o małej wartości”.

Gratisy - sprzedaż premiowa

Ze sprzedażą premiową mamy do czynienia wtedy, gdy spełnia ona 5 podstawowych warunków:

1. klient otrzymuje prezent, ponieważ kupił dany towar lub usługę,
2. nagrodą nie jest taki sam towar, jak główny przedmiot transakcji,
3. nagrodą nie są pieniądze,
4. na stronie sklepu widnieje ogólnodostępny regulamin zawierający warunki sprzedaży,
5. nagrodę otrzymuje klient, który spełnił warunki promocji.

Sprzedażą premiową jest zatem na przykład promocja pt. „Kup dziś torebkę, a apaszkę dostaniesz gratis”.

Sprzedaż premiowa – VAT

Wysyłając klientowi prezent sklep zobowiązany jest do zapłaty podatku od towarów i usług, jeśli w przy zakupie prezentów odliczył VAT. Podstawą opodatkowania jest cena zakupu towaru.

Sprzedaż premiowa – PIT

Gratisy wydawane w ramach sprzedaży premiowej są opodatkowane wtedy, gdy ich wartość przekracza jednorazowo 760 zł. Jeśli obdarowana osoba jest osobą fizyczną, to sprzedawca zobowiązany jest do sporządzenia deklaracji PIT-8C i pobrania podatku w wysokości 10% wartości nagrody. Obowiązek sporządzenia PIT-8C nie powstanie, gdy klient będzie osobą fizyczną, a dany gratis będzie miał związek z prowadzeniem przez niego działalności gospodarczej.

Czy zakup upominków można wpisać w koszty?

Tak. Wydawane klientom upominki mogą być ujęte w kosztach prowadzenia działalności – pod warunkiem jednak, że są one rozdawane masowo i nie wykazują cech reprezentacji (ekskluzywne prezenty, których wartość przekracza zwyczajowo przyjęte granice), a także są udokumentowane stosowną fakturą lub dokumentem wewnętrznym.

Czy zakup kuponów podarunkowych można wpisać w koszty?

Popularną formą promocji w sklepach internetowych są także kupony podarunkowe dla klientów, rozdawane np. przy okazji zapisania się do newslettera albo przy pierwszych zakupach. Zgodnie z przepisami wydatki związane z uatrakcyjnieniem sprzedaży towarów, pozostające w bezpośrednim związku z przychodami ze sprzedaży, stanowią koszt uzyskania przychodu. Koszt zakupu kuponów – jeśli jest udokumentowany fakturą lub rachunkiem – może być więc ujęty w kosztach prowadzenia działalności.

Artykuł powstał we współpracy z IFIRMA - księgowość, faktury, CRM. Internetowo, mobilnie, wygodnie.